Секреты эффективной инвентаризации на складе

Неэффективное использование площадей и плохая организация бизнес-процессов неизбежно приводит к убыткам и ухудшению позиций компании на рынке. Инвентаризация на складе помогает поставить «диагноз» состояния всего предприятия или его участка. Автоматизация проведения этого мероприятия помогает быстро и качественно справиться с поставленной задачей и избежать финансовых потерь.

Процедура инвентаризации

Инвентаризация проводится на предприятиях любого масштаба с целью получения сведений об актуальном состоянии склада, выявления излишков, недостачи и пересорта. В зависимости от поставленной задачи она бывает выборочной или полной, плановой или внеплановой.

Порядок общескладской инвентаризации:

• Назначение инвентаризационной комиссии.
• Остановка движения товара на складе.
• Формирование документации для проведения инвентаризации.
• Сверка наличия товара по документам с фактическим количеством.
• Пересчет продукции в случае обнаружения несоответствия или брака. 

Частичная инвентаризация не требует остановки технологических процессов на складе и проходит по следующему алгоритму:

• Формирование инвентаризационных ведомостей с указанием адресов расположения товаров.
• Проверка наличия продукции по указанным адресам.
• Сверка количества товара с данными учетной системы.

При проведении проверки дополнительно нужно учитывать срок годности и условия хранения, а также желательно выполнять контроль основных параметров хранимой продукции. 

Если все описанные выше операции проводить вручную, особенно на крупном складе, то это может привести к резкому снижению производительности предприятия, а иногда и полной его остановке. Внедрение WMS – лучшее решение для оптимизации бизнес-процессов на складских комплексах, включая инвентаризацию, которая будет происходить автоматически в любой момент времени по указанию руководителя.

Ручная и автоматизированная инвентаризация

Инвентаризация вручную – процесс, связанный с большими трудозатратами и отнимающий много рабочего времени. Как правило, он требует остановки или приостановки деятельности предприятия. Основной недостаток такого метода определения состояния склада – влияние человеческого фактора. От внимательности, добросовестности и квалификации работников зависит точность полученных результатов.

Для проведения инвентаризации на автоматизированном складе используется терминал сбора данных, который позволяет безошибочно и быстро производить операцию учета товара. WMS-система гарантирует, что полученные сведения точны на 100%, а проведение мероприятия никак не отражается на работе склада.

Сравнительный анализ ручной и автоматической инвентаризации:

• Область применения. 
  • Ручная обработка подходит для небольших складов, на которых хранится ограниченное количество товаров. 
  • Автоматизированный учет помогает наладить работу на средних и крупных складских комплексах, на которых организовано адресное хранение.
• Степень влияния на работу предприятия. 
  • На неавтоматизированном складе для инвентаризации задействуются большие трудовые ресурсы, а его работа практически парализуется. 
  • При внедрении WMS-системы учет и сверка товара происходит автоматически, что не приводит к простоям и снижению производительности.
• Влияние человеческого фактора. 
  • В случае участия персонала в процессе инвентаризации на результат оказывают влияние усталость, внимательность, добросовестность работника. 
  • Если процедура осуществляется в автоматическом режиме, то влияние человеческого фактора практически отсутствует.
• Возможные сложности. 
  • Ручная инвентаризация может затянуться на больший период времени, чем планировалось. В случае болезни или увольнения материально-ответственного лица возможна утрата данных. 
  • На автоматизированном складе проблемы могут возникнуть только в том случае, если перемещение продукции не зафиксировано.
• Порядок инвентаризации. 
  • В ручном режиме: 
    • подготовка склада к проведению процедуры; 
    • оформление документов; 
    • остановка работы предприятия; 
    • привлечение персонала для выполнения несвойственных функций; 
    • сверка полученных данных с информацией, содержащейся в товароучетной системе. 
  • В автоматическом режиме: 
    • создание базы данных; 
    • сбор сведений и подсчет количества товара при помощи ТСД;
    • автоматическая выгрузка данных в товароучетную систему и анализ информации без участия человека.

Факторы эффективной инвентаризации

Внедрение WMS-системы требует определенных инвестиций и затрат труда. Для повышения окупаемости и эффективности проекта следует учесть следующие факторы:

• Подобрать способ маркировки товара.
• Выбрать ТСД с учетом условий эксплуатации устройства.
• Разработать оптимальную систему адресного хранения.
• Организовать контроль загрузки работников склада, использовать биллинг ресурсов.

Автоматизация склада положительно отражается не только на точности и скорости проведения инвентаризации, но и на экономических показателях предприятия в целом. Руководитель получает мощный и эффективный инструмент, который позволяет контролировать работу персонала, разработать систему наказаний и поощрений, а также оперативно принимать управленческие решения в сложных ситуациях. 

Автор статьи: Сергей Хорош