|
| Нас рекомендуют |
|
| Международная транспортно-экспедиторская фирма LOGWIN (ВЕЛЬЦ) |
|
 |
|
| Аптечная сеть "ФАРМАКОР" |
|
 |
 
|
Оглавление
Введение
Интерфейс пользователя. Просмотр, редактирование и печать информации.
- Главное меню, рабочий стол, панель инструментов, панель задач.
- Работа со списками. Редактор запросов.
- Предварительно настроенные фильтры, редактор фильтров.
- Шаблоны печатных форм. Дизайнер шаблонов.
- Ввод и редактирование информации.
- Дизайнер форм. Встроенные языки VBScript и PascalScript.
- Дизайнер схемы данных. Добавление новых полей. Добавление таблиц.
Информационная модель учета.
- План счетов.
- Документы. Виды документов.
- Система отчетности.
Прайс-лист. Система выписки заказов.
Система безопасности.
- Система разграничения доступа.
- Журнал событий.
- Система блокировки договоров, документов, проводок.
Конфигуратор.
Введение
Данный обзор предназначен для самого первого знакомства с Финансово-Управленческим Комплексом БУХта. Мы постарались уделить внимание многим удачным находкам и решениям, которые пока не встречаются как в российских, так и в западных (в тех, которые удалось посмотреть) программах. БУХта позиционируется как платформа для разработки финансово-управленческих решений, поэтому более подробно мы остановимся на тех возможностях программы, которые позволяют расширять встроенный функционал и подгонять интерфейс под конкретные нужды или пожелания клиента.
Хочется особо отметить, что клиентские лицензии на программу БУХта включают в себя все средства разработки и нет никаких функциональных модулей, которые поставлялись бы за дополнительную плату. Для облегчения восприятия информации мы будем иногда проводить аналогию с программой 1С-Бухгалтерия и указывать соответствие терминов и понятий в 1С и БУХте.
Интерфейс пользователя. Просмотр, редактирование и печать информации.
Главное меню, рабочий стол, панель инструментов, панель задач.
На скриншоте 1 показана программа, как ее видит пользователь сразу после загрузки.
В БУХте есть понятие АРМа. Каждый АРМ – это набор предварительно настроенных запросов, отчетов, расчетных режимов и т.п., которые используются одним или несколькими сотрудниками. Сотрудник может быть подключен к одному или нескольким АРМам. Доступные пункты АРМа выводятся в главное меню (АРМ бухгалтера открыт на скриншоте), а также на рабочий стол в виде иконок.
На скриншоте 2 показан процесс редактирования АРМа бухгалтера. Обратите внимание, что внизу экрана появилась панель открытых окон, значительно облегчающая навигацию.
На скриншоте 3 происходит привязка пользователей к АРМам.
Работа со списками. Редактор запросов.
Большая часть информации в программе отображается в виде списков, поэтому мы постарались сделать так, чтобы списки загружались быстро, выглядели красиво, позволяли легко искать, фильтровать, сортировать и печатать нужную информацию. Все формы в БУХте “помнят” свой размер и расположение, а все списки “помнят” ширину и порядок колонок.
На скриншоте 4 показан список организаций (поставщики, клиенты и пр.). Состав колонок, цвета, форматы, сортировки были настроены с помощью редактора запросов (см. дальше). Клиенты с признаком “Прекратить отгрузку” выделены красным цветом с помощью VBScript-а, подключенного к запросу. Итог под колонкой с номером организации показывает общее количество записей в списке (тоже настроено в редакторе запросов).
Под главным меню находится панель инструментов, которая открывает доступ к часто используемым функциям работы со списками (фокус должен быть установлен на нужном списке):
- включение/выключение режима отметки нескольких записей
- обновление списка (выполняется новый запрос к серверу)
- добавление новой записи (можно использовать двойной щелчок мыши в пустую область списка)
- редактирование выбранной записи (можно использовать двойной щелчок мыши по нужной записи)
- удаление одной или нескольких выбранных записей
- копирование выбранной записи
- печать всего списка или только выбранных записей
- экспорт всего списка или только выбранных записей в Excel
- фильтрация записей по любому полю
- поиск записей по любому полю
- вызов редактора запроса (если есть права доступа)
Эти и остальные функции доступны также по горячим клавишам и через Popup-меню (по нажатию правой клавиши мыши) как показано на скриншоте 5.
Каждый список в БУХте (за исключением некоторых системных) составляется на основе предварительного настроенного запроса. Запросы в БУХте играют ключевую роль. На основании запросов показываются списки, составляются отчеты, печатаются бланки и формы, составляются аналитические выборки (OLAP, Pivot). При нажатии на значок “дизайнер” на панели инструментов, открывается редактор запроса, по которому был составлен список (скриншот 6).
В запрос можно добавлять любые поля из корневой таблицы и связанных с ней таблиц, а также добавлять вычисляемые поля двух типов – SQL и VBScript. Если нажать закладку “SQL (только просмотр)”, то можно увидеть SQL-запрос, который будет послан серверу. Видеть текст SQL-запроса очень полезно при добавлении в запрос своих вставок (SQLBefore,SQLJoin,SQLWhere,SQLAfter) на “живом” языке SQL, а также “вычисляемых” полей (скриншот 7).
Во время своей работы запрос генерирует события, которые можно обработать с помощью программы на языке VBScript. Чаще всего VBScript используются для “раскрашивания” полей в зависимости от их значения. Редактор VBScript открывается при нажатии кнопки “VBScript” (скриншот 8):
Запрос, которой посылается серверу, может быть дополнен своими вставками на языке Transact-SQL. При нажатии клавиши с надписью “SQL” открывается окно с закладками SQLBefore, SQLJoin, SQLWhere, SQLAfter, в котором можно писать SQL-вставки (скриншот 9).
Перед посылкой запроса на сервер вставки обрабатываются специальным препроцессором, который ищет в тексте дескрипторы и заменяет их конкретными значениями. Например, если препроцессор встретит дескрипторы ^DialogBegDate^, ^DialogEndDate^, то он откроет форму с запросом периода и введенные пользователем значения вставит вместо самих дескрипторов в текст SQL-выражения. Список допустимых дескрипторов открывается при нажатии клавиши “Дескрипторы” (скриншот 10).
Следует помнить, что итоговое SQL-выражение, которое будет послано серверу, можно посмотреть, перейдя в закладку “SQL (только просмотр)”.
В редакторе запросов можно добавлять вычисляемые поля следующих типов: SQL_Число, SQL_Строка, SQL_Дата, SQL_ДаНет, SQL_Текст. Для каждого такого поля следует написать SQL-выражение, по которому оно будет вычисляться. На скриншоте 11 показан момент редактирования SQL-выражения для вычисляемого поля “День недели”.
В SQL-выражениях для вычислимых полей также могут использоваться дескрипторы.
При входе в закладку “Тест”, запрос выполняется в тестовом режиме (первые 500 записей) и результат отображается на экране. В этом режиме очень удобно редактировать визуальное представление запроса (ширина, расположение, цвет колонок, их формат, сортировка и способ подведения итогов). Для редактирования используются поля над списком, обведенные жирной зеленой рамкой (скриншот 12).
Предварительно настроенные фильтры, редактор фильтров.
В БУХте существуют предварительно настроенные фильтры, которые широко используются при просмотре списков, составлении отчетов, настройке автоматической генерации проводок и др. местах. Каждый фильтр привязан к своей таблице. Фильтры могут работать “молча”, а могут попросить пользователя ввести какие либо данные. На скриншоте 13 показан список фильтров, доступных при просмотре справочника организаций. Три маленькие клавиши справа от фильтра позволяют добавлять, редактировать и удалять фильтры по ходу работы в программе.
На скриншоте 14 показан процесс настройки фильтра для списка организаций, в который отбираются только организации, имеющие в поле “Вид клиента” значения “Ресторан”, “Ресторан 2” или “Оптовый”.
Настроенный таким образом фильтр можно использовать, например, в оборотной ведомости по поставщикам (скриншот 15).
Шаблоны печатных форм. Дизайнер шаблонов.
Для печати на принтер отчетов и бланков документов в БУХте используются специальные шаблоны печатных форм. Список всех форм можно открыть через меню “Настройка” (скриншот 16).
На скриншоте 17 открыт шаблон “Бланк состава заказа” в режиме редактирования.
Для заполнения бланка используются два запроса:
- Доставка/Договор/Бланк состава заказа
- Заказ_товары для печати
Запросы связаны отношением “мастер-деталь” и имеют в шаблоне псевдонимы “Дог” и “Спец” (скриншот 18).
Любые поля из этих запросов легко вставляются в шаблон (скриншот 19).
Надо отметить, что для создания системы отчетов был использован готовый компонент для Delphi - генератор отчетов FastReport (www.fastreport.org). Имеет очень удобный дизайнер, встроенный интерпретатор языка ObjectPascal. Позволяет редактировать составленные отчеты. Сложность разрабатываемых шаблонов ограничена только фантазией разработчика. Высокая скорость работы – еще одно неоспоримое достоинство этого генератора (будет упомянуто далее).
Для распечатки бланка состава заказа нужно войти в список заказов (скриншот 20).
Затем выбрать заказ и нажать на значок принтера на панели инструментов или Кл. F10. Появится окно со списком шаблонов, которые привязаны к заказам (скриншот 21).
Отмечаем нужный нам шаблон (первый в списке) и нажимаем клавишу “На экран”. Появится предварительный просмотр готового печатного документа (скриншот 22).
Готовые печатные формы можно сохранить в архиве и просматривать (печатать) любое количество раз. Примечательно, что можно отметить сразу несколько заказов и напечатать все бланки за один раз. Также можно отметить несколько шаблонов и напечатать их тоже за один раз. В БУХте есть специальные средства, позволяющие настраивать сортировку документов при печати большого количества листов, таким образом, чтобы из принтера выходили листы, разложенные в нужном порядке.
Скорость работы системы отчетов достаточно высока. В момент написания этого обзора мы попробовали составить бланки по всем заказам в данном списке (397 штук). Печатный документ из 405 страниц (некоторые заказы не уместились на одном листе) составился за 12 секунд.
Ввод и редактирование информации.
Удобство ввода информации в программу имеет особую важность. Огромное число внедренческих проектов проваливается из-за того, что пользователи не успевают вносить данные, разрываясь между клавиатурой и мышью. При проектировании интерфейса БУХты мы постарались реализовать следующие основные принципы:
1. Все управление программой осуществляется как мышью, так и с помощью клавиатуры.
С мышью проблем не было, а вот для клавиатуры пришлось прорабатывать и вводить дополнительную функциональность. Например, при просмотре списков:
- обновление списка осуществляется клавишей- F5
- ввод новых записей (открытие карточки на добавление) - Insert
- редактирование (открытие карточки на изменение) – Enter или F4
- удаление - Delete
- копирование записей - Ctrl_C
- поиск/продолжение поиска/поиск назад - F2/F3/Shift-F3
- стандартная печать списка - F9
- печать списка по шаблону - F10
- отметить запись/снять отметку – Пробел
- отметить все записи – Ctrl_A или Shift_GrayPlus
- снять все отметки – Shift_GrayMinus
- подсчет итогов по колонкам - F8
- и др.
В карточках редактирования:
- перемещение по полям вперед – Tab или Enter
- перемещение по полям назад – Shift_Tab или Esc
- выход из карточки с сохранением Ctrl_Enter (из любого поля)
- выход из карточки без сохранения Alt_F4 (из любого поля)
- переход на 1,2,3,4.. закладку – Alt_1, Alt_2, Alt_3, Alt_4… соответственно
При редактировании полей, для ввода информации реализовано несколько способов. Например, программа требует ввести организацию-плательщика в платежное поручение. В 1С-Бухгалтерии есть только один путь – нажать мышью кнопку справа от поля, выйти в справочник организаций, найти там нужную организацию и нажать клавишу “Выбор”. В БУХте, кроме этого, есть еще два, не менее удобных и значительно более быстрых способа:
- если Вам известен код (номер) организации, то можно набрать в поле этот код, программа найдет организацию и подставит ее в поле, показав номер и название этой организации
- если у Вас есть только название организации, то можно ввести в поле название или любую часть названия. Программа найдет все организации с таким названием и предложит Вам выбрать одну из списка. Если в базе данных найдется только одна такая организация, то она сразу подставится в поле вместе с кодом.
2. Все формы запоминают свой размер и местоположение, причем отдельно запоминаются параметры для каждого видеорежима монитора. Если одна и та же форма с разными параметрами вызывается через иконки на рабочем столе, то для каждой иконки запоминается размер и местоположение открываемого окна.
3. Все формы, которые запрашивают данные для составления отчетов или запросов, запоминают последние введенные пользователем значения.
4. Все списки запоминают порядок колонок и их ширину.
5. Неиспользуемые (или недоступные для просмотра и редактирования) поля в формах становятся невидимыми и не занимают место на экране.
6. Функциональность стандартных карточек редактирования легко изменяется с помощью встроенных средств программирования. Для реализации это требования к карточкам был подключен язык VBScript, на котором можно программировать установку начальных значений полей, автозаполнение полей, проверку корректности ввода информации и многое другое. На скриншоте 23 открыта карточка заказа (бланк которого мы печатали выше).
Например, справа от поля “Получатель” (вторая строчка сверху) показаны синим цветом количество заказов, тип клиента и его адрес. Все это сделано с помощью программы на VBScript, подключенной к форме заказа. Для просмотра и редактирования скрипта нужно, находясь в выбранной форме, нажать на панели инструментов кнопку VB (третья справа). В скрипте допускается прямое обращение к базе данных с помощью Transact-SQL. Скрипт можно посмотреть, подправить, проверить синтаксис и сохранить. Изменения вступят в силу немедленно. Все объекты и их события, которые можно программировать, выведены в специальный список слева от скрипта. Двойной щелок мыши на событии создает “болванку” скрипта для обработки этого события (скриншот 24).
Дизайнер форм. Встроенные языки VBScript и PascalScript.
БУХта имеет в своем составе полноценную систему программирования, включающую в себя дизайнер пользовательских форм, редактор исходного кода, интерпретаторы языков VBScript и PascalScript, отладчик, средства коллективной разработки, систему экспорта-импорта конфигураций. Оба языка программирования полнофункциональны, выбор любого их них зависит от предпочтений разработчика. Допускается использование в одной базе данных форм, написанных как на одном, так и на другом языке. Планируется в ближайшем будущем подключить JavaScript. Все формы и скрипты хранятся в базе данных. Разработка и ввод в эксплуатацию новых модулей ведется в многопользовательском режиме, т.е. не требуется отключать пользователей и останавливать систему, чтобы исправить форму, изменить отчет или импортировать новый модуль. Пользовательские формы могут иметь различную функциональность и назначение:
- формы для просмотра списков с дополнительными функциями
- карточки редактирования (организаций, товаров, договоров, документов), которые подключаются вместо стандартных форм, (встроенных в программу)
- специализированные отчеты
- формы для запуска пакетных операций
- специализированные карточки движения товара (вместо стандартной)
- HotKey-формы для обработки записей в списках
- любые специализированные бизнес операции
Например, на скриншоте 25 открыта форма для быстрого ввода начислений по заработной плате.
На скриншоте 26 эта же форма открыта в дизайнере. Мы можем увидеть саму форму, инспектор объектов и палитру компонент. Для разработки доступны основные компоненты, встречающиеся в среде Delphi, а также специализированные, разработанные фирмой БУХта. Для тех, кто знаком с Delphi или VisualBasic, освоение дизайнера форм – дело 15 минут.
Исходный код этой формы на языке PascalScript показан на скриншоте 27.
Для быстрого и удобного создания пользовательских форм разработан специальный мастер. Процесс создания новой карточки редактирования товара показан на скриншотах 28-33.
После подключения созданной формы к справочнику ТМЦ, ее можно использовать для ввода и редактирования товарных карточек (скриншот 34).
Дизайнер схемы данных. Добавление новых полей. Добавление таблиц.
БУХта позволяет добавлять в стандартные таблицы любое количество пользовательских полей. Единственное условие – имя нового поля должно начинаться с символа подчеркивания. Для просмотра и редактирования структуры таблиц существует специальный дизайнер схемы данных (скриншот 35).
В БУХте предусмотрена возможность создания пользовательских таблиц. Таблица может быть постоянная (имя начинается с символа подчеркивания), либо временная (имя начинается с символа #). Содержание временных таблиц уникально для каждого подключенного пользователя и уничтожается при выходе из программы. Временные таблицы очень удобны для создания специализированных отчетов. Например, хранимая процедура на Transact-SQL заполняет временную таблицу определенными данными, а стандартный генератор отчетов в БУХте выводит эту информацию на печать в нужном виде. Для облегчения процесса создания новых таблиц в БУХте создан специальный мастер. На скриншотах 36-42 показано создание нового справочника субконто “Издержки обращения”.
После создания таблицы можно через главное меню вызвать форму для ее просмотра и редактирования (скриншот 43).
Информационная модель учета.
Для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета в БУХте используется единая информационная модель, которая включает в себя:
- План счетов
- Аналитические справочники
- Документы
- Проводки
- Систему отчетности
План счетов.
План счетов в БУХте полностью соответствует общепринятому пониманию счетов бухгалтерского учета. Максимальная длина номера счета 10 символов. План счетов имеет иерархическую структуру. Уровни иерархии отделяются специальными символами в номере счета. Обычно это точка, но можно настроить на любой символ или несколько символов одновременно. В номере допускаются не только цифры, но буквы. Список счетов может содержать не только бухгалтерские счета, но оперативные, управленческие, налоговые, счета GAAP, IAS и др. Соблюдение принципа двойной записи обязательно только для балансовых бухгалтерских счетов. В отличие от 1C, в БУХте отсутствует понятия регистров учета, все делается по единой схеме через план счетов. Можно считать, что если в план счетов введен забалансовый счет – то это и есть регистр учета. На скриншоте 44 показан список счетов. В нижней части списка можно увидеть специальные счета, предназначенные для оперативного складского учета.
На счетах предусмотрено ведение аналитического учета. Понятие “субконто” в БУХте имеет такое же значение как и в 1С. Каждый тип субконто – это определенный справочник, например, справочник организаций, справочник ТМЦ, справочник ОС. Можно добавлять новые справочники субконто. Глубина аналитического учета – 5 уровней субконто. В отличие от 1С, на одном и том же уровне аналитики могут использоваться разные типы субконто. Например, сальдо по счету 62 “Расчеты с покупателями” может иметь на первом субконто как организацию, так и сотрудника. Во время настройки для каждого счета указывается на каких уровнях аналитики какие типы субконто допустимы. Для хранения сальдо по счетам предусмотрено 5 числовых полей:
- “сумма” – для суммы в валюте операции
- “сумма руб.” – для суммы в рублевом эквиваленте операции
- “сумма у.е.” – для суммы в валюте управленческого(корпоративного) учета
- “количество” – для количественного учета
- “количество 2” – для дополнительного количественного учета
Соответственно, все эти суммы присутствуют в проводках и могут быть использованы в любых отчетах.
Пример настройки счета в плане счетов показан скриншоте 45.
Документы. Виды документов.
Для отражения в базе данных различных действий, связанных с хозяйственной деятельностью предприятия, в БУХте используются документы. Набор документов в БУХте максимально соответствует набору реально используемых типовых форм типовых форм первичных документов : платежное поручение, приходный кассовый ордер, расчетный лист зарплаты и др. Вместе с тем в БУХте могут использоваться и специальные документы, например Расчет курсовой разницы, Закрытие счета, Ведомость зачета НДС.
Документ состоит из шапки (заголовочной части), спецификации (табличной части) и списка проводок.
Каждый документ характеризуется свои “Видом”. Аналог “Вида документа” в 1С – это идентификатор документа. Справочник видов документов показан на скриншоте 46.
“Вид документа” определяет:
- формат запроса для просмотра журнала документов данного вида
- экранную форму для просмотра и редактирования документов
- формат и состав реквизитов заголовочной части (шапки)
- формат содержимого табличной части (спецификации)
- формат списка для просмотра проводок
- список шаблонов для печати документов
- способ автонумерации документов
- алгоритм автоматической генерации проводок (в качестве исходных данных для генерации используются поля в шапке и табличной части)
- список сотрудников и/или рабочих групп, имеющих доступ на ввод, просмотр, редактирование и удаление документов
- список подключенных к документу бизнес-операций (“обработок” в терминах 1С)
В отличие от 1С, в БУХте все проводки привязаны к какому-либо документу. Нет журнала операций, нет журнала проводок в том виде, в котором они присутствуют в 1С. Для проведения разовых или нетиповых проводок в БУХте обычно используется вид документа “Ведомость проводок”, а для различных исправлений – вид документа “Исправительные проводки”.
Ближайший аналог журнала документов 1С – это список документов одного вида в БУХте. Например, список платежных поручений показан на скриншоте 47.
Экранная форма для редактирования платежного поручения показана на скриншоте 48.
Та же форма, но с открытой закладкой “Проводки” показана скриншоте 49. Серый цвет проводок означает, что они были сгенерированы автоматически и не подлежат ручному редактированию. Автоматические проводки создаются только в том случае, когда в шапке документа поставлен признак “Проведен” (первая строчка вверху рядом с датой документа). Снятие признака “Проведен” приводит к удалению автоматических проводок в момент сохранения документа.
Настройка алгоритмов генерации проводок производится в специальном окне. На скриншоте 50 показана настройка накладной на приход товара. Следует отметить, что в 99% случаев настройка схемы проведения документа по бухгалтерским счетам не требует программирования. С этой задачей справится любой грамотный бухгалтер.
Для каждого вида спецификации (из табличной части) может настраиваться создание одной или нескольких проводок. На скриншоте 51 показана настройка основной проводки по приходу товара - Дебет 41.1, Кредит 60.1
Используя эти настройки, БУХта автоматически создает в базе данных хранимые процедуры (по одной для каждого вида документа ), которая вызывается при сохранении документа и создает автоматические проводки. Процедуры имеют стандартные названия в формате “_авто_Документ_хх_генерация”. Как показала практика, это самый быстрый и надежный способ автоматического создания проводок, потому что процедуры выполняются на SQL-сервере и скорость их выполнения не зависит ни от загруженности локальной сети, ни от мощности клиентской машины. Никакие сбои не могут привести к расхождению данных табличной части документа и проводок, созданных на ее основе.
В БУХту уже заложены все популярные алгоритмы, используемые в бухгалтерском и управленческом учете:
- списание по FIFO
- списание по LIFO
- списание по среднему
- списание комплектующих
- возврат списания по FIFO,LIFO и среднему
- пересчет проводок в различные валюты
- и многое другое
Данная схема работы предоставляет огромную гибкость при внедрении программы и дальнейшей эксплуатации, позволяя менять учетные схемы задним числом и запускать перегенерацию проводок в измененных документах. Например, нужно поменять схему разноски прихода товаров за июль месяц – вместо счета Д41.1 должен быть Д41.2. В БУХте достаточно изменить счет в настройке генерации проводок и запустить специальный режим перегенерации проводок в документах (показан на скриншоте 52). Работу можно делать на “живой” базе, не отключая остальных пользователей. Сразу после внесения изменений в настройку все вновь вводимые документы на приход товара будут “разноситься” по-новому со всех рабочих мест.
Для ввода проводок ручным способом существует специальная форма, показанная на скриншоте 53. Размер формы и состав полей зависит от настроек счетов дебета и кредита, участвующих в проводке.
Кнопки с надписью “Сальдо” позволяют быстро и удобно списывать остатки по счетам (на дату проводки) как с учетом аналитики, так и без нее.
Система отчетности.
Отчеты, составляемые в БУХте можно условно разбить на три категории:
1. Оперативные, управленческие и бухгалтерские отчеты, форма которых не регламентирована законодательством, например:
- оборотный баланс
- оборотно-сальдовая ведомость по счету
- сводные проводки
- карточка движения по субконто
- остаток товара на складах
- наличие денежных средств на расчетных счетах
- отчет о реализации товара
2. Бухгалтерские и налоговые отчеты, форма которых регламентированная законодательством, например:
- главная книга
- кассовая книга
- книга продаж
- книга покупок
- ведомость инвентаризации ОС
3. Сводные аналитические отчеты, требующие большой гибкости в настройке форматов и детализации данных, например:
- сводная реализация товара в рублях, валюте и количественном выражении с расшифровкой по группам товара, по товарам, по поставщикам, по производителям, по магазинам и продавцам
- остаток товара на складах в суммовом и количественном выражении с расшифровкой по группам товара, по поставщикам, по производителям, по складам, по срокам годности
95% отчетов первой категории составляются с помощью специальной отчетной системы, которая в БУХте называется Оборотная ведомость. Название достаточно условно и указывает на то, что все отчеты составляются на основе сальдо и проводок по бухгалтерским, оперативным и управленческим счетам. Система отчетов на основе Оборотной ведомости позволяет создавать предварительно настроенные отчеты и давать им понятные имена. Настройка не требует программирования и доступна продвинутым бухгалтерам, понимающим принципы ведения синтетического и аналитического учета. Вызов любого, предварительного настроенного отчета, можно осуществить с помощью иконки на рабочем столе.
На скриншоте 54 показан процесс настройки оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.1 “Товары на складах” для товара со ставкой НДС 10%.
Закладки “Счет” и “Корр.счет” служат для настройки фильтров по счетам и субконто. На закладках “Сумма”,”Количество”,”Упаковки/Вес” указываются какие суммовые и количественные поля надо выводить в отчет (скриншот 55).
В нижней части формы надо указать список полей, которые будут выведены в отчет в иерархическом виде. Допустимый список полей открывается при на клавишу “Добавить” (скриншот 56).
Готовый отчет, составленный по данной настройке показан на скриншоте 57.
Всегда можно получить список проводок и документов, которые сформировали конкретную строку отчета (скриншот 58).
Далее мы просто приведем примеры различных отчетов, составленных на основе Оборотных ведомостей.
Оборотный баланс по всем счетам с разверткой субсчетов (скриншот 59).
Расчеты с поставщиками с разверткой по организациям и договорам поставки (скриншот 60).
Остаток товара на складе с разверткой по местам хранения, товару и партиям (скриншот 61).
Сводная корреспонденция счета 51 “Расчетные счета” (скриншот 62).
Отчет может быть выведен на печать полностью или частично (можно отметить и распечатать только несколько строк). Перед печатью можно выбрать колонки отчета, а также указать другие настройки (скриншот 63).
Печатный вариант отчета показан на скриншоте 64.
Можно экспортировать отчет в MS Excel (скриншот 65).
Оставшиеся 5% отчетов первой категории составляются с помощью карточки движения по субконто, которая используется для поиска счетов, документов и проводок по которым было движение конкретного субконто, например организации или товара.
Например, мы хотим узнать, по каким счетам было движение ТМЦ <01081583р> “Стеновая панель Lechner 02120” за 2003 год. Вызываем карточку движения по субконто (скриншот 66).
Для дальнейшей расшифровки производим двойной щелчок мышью на нужном счете, например 41.1 (скриншот 67).
И заказываем расшифровку по партиям (скриншот 68).
Таким же образом можно продолжить расшифровку данных до документов и проводок (скриншот 69).
Печать и экспорт в MS Excel происходит точно также, как и в Оборотной ведомости.
Для составления отчетов второй категории (бухгалтерские и налоговые отчеты, форма которых регламентированная законодательством) в БУХте есть специальные модули для каждого типа таких отчетов. Внешний вид и алгоритм составления данных отчетов “зашит” в программе и не может быть исправлен без участия фирмы БУХта.
Пример печати кассовой книги можно увидеть на скриншоте 70.
Пример Главной книги по счету 60 показана на скриншоте 71.
Для составления отчетов третьей категории (сводные аналитические отчеты, требующие большой гибкости в настройке форматов и детализации данных) в БУХте используется связка с MS Excel и сводными таблицами (PivotTable).
Клиентская часть БУХты – BuhtaClient.EXE выступает в качестве COM-сервера, который поставляет информацию в MS Excel для составления сводных таблиц. Любой запрос, настроенный в БУХте, может быть источником данных для сводных таблиц.
Установка ПО для работы со сводными таблицами состоит в подключении к MS Excel специальной надстройки BuhtaPivot.XLA. После подключения в MS Excel появляется новое подменю “БУХта”, через которое доступны функции создания новой сводной таблицы, обновления и удаления уже существующей.
При создании новой сводной таблицы программа БУХта потребует сначала подключиться к какой либо базе данных (через стандартную карточку входа в программу), а потом покажет список запросов, по которым можно создавать сводную таблицу (скриншот 72).
Следует выбрать запрос и нажать клавишу “Ok”. БУХта выполнит запрос и отправит результаты в MS Excel. Затем можно форматировать отчет по собственному желанию. Все поля из запроса будут доступны для размещения в сводной таблице. Следует отметить, что для составления сводных таблиц через БУХту не требуется использовать дополнительные OLAP-сервера, соответственно не нужно создавать, закачивать и синхронизировать кубы данных.
На скриншотах 73-75 показаны примеры сводных таблиц, составленных через БУХту.
В настоящее время программисты фирмы БУХта работают над своей сводной таблицей, которая будет встроена в программу. Таким образом отпадет необходимость установки MS Excel на клиентской машине, а также будут сняты ограничения на объем и уровень вложенности данных.
Прайс-лист. Система выписки заказов.
В БУХте есть специальные модули, предназначенные для поддержки бизнес-процессов в оптовой и розничной торговле.
Для выписки договоров/заказов/накладных в БУХте существует система работы с прайс-листами. Прайс-лист в режиме просмотра показан на скриншоте 76. Различные цвета в товарных позициях запрограммированы на VBScript и обозначают в данном случае “виртуальный” товар, который можно продавать больше, чем есть на складе (оранжевый цвет), товар с очень близким сроком годности, который надо срочно продавать (желтый цвет), товар, снятый с продажи (красный цвет).
Прайс-лист составляется по предварительно настроенному запросу. Количество различных прайс-листов в программе неограниченно. В прайс-листе сделан очень удобный поиск, например, надо найти и продать котлеты. Вызываем поиск, набираем “котлет” и мгновенно получаем список и количество на складе (скриншот 77).
Двойной щелчок мыши по выбранной позиции возвращает нас в прайс-лист именно на эту позицию.
Чтобы выписать товар клиенту, надо нажать клавишу “Выбрать товар” или F8. Появится еще две колонки “Выбрано количество” и “Выбрано сумма”. Теперь можно отбирать товар. Двойной щелчок мыши или Кл.пробел выписывает одну (плюс одну) позицию товара, а нажав Кл. Enter можно ввести произвольное количество. Под колонкой “Выбрано сумма” можно увидеть общую сумму заказа (скриншот 78).
Нажав клавишу “Выбранный товар”, мы увидим список выбранного товара, можем подправить количество, изменить цены, удалить все (скриншот 79).
Когда весь товар подобран, достаточно нажать клавишу “В договор”, чтобы автоматически составился договор/счет со всеми выбранными позициями (скриншот 80).
Осталось указать клиента, способ оплаты, примечание и сохранить договор (клавиша “Сохранить”).
В небольшом обзоре невозможно подробно описать всю функциональность системы продаж, поэтому перечислим основные возможности:
- прайс-лист может иметь произвольное количество цен, в этом случае перед выпиской товара БУХта попросит указать по какой цене будет выписываться товар. Есть режим смены цены уже выбранного товара
- цены могут быть в одной валюте, а выписка товара производится в другой
- БУХта хранит историю изменения цен, например можно выписывать товар по вчерашним ценам
- есть система оперативного резервирования товара на момент выписки, чтобы одновременно с разных рабочих мест нельзя было выписать товара больше, чем есть на складе
- есть три уровня контроля наличия товара на складе (настраивается в прайс-листе):
1. БУХта не контролирует кол-во товара на складе и позволяет выписывать любое кол-во товара
2. БУХта предупреждает о нехватке товара, но позволяет его выписывать
3. БУХта не позволяет выписывать товара больше, чем есть на складе
- есть встроенная система скидок и наценок, которая может зависеть от группы клиента, группы товара и любого сочетания группы клиента и группы товара
- прайс-лист поддерживает работу с ассортиментным товаром
- дополнительная функциональность прайс-листа может быть запрограммирована на VBScript
- с помощью системы разграничения доступа можно открыть или запретить доступ к прайс-листам для тех или иных сотрудников и рабочих групп
Система безопасности.
Система безопасности в БУХте состоит из трех основных частей:
1. Система разграничения доступа.
2. Журнал событий.
3. Система блокировки договоров, документов, проводок.
Система разграничения доступа.
Уровни доступов в БУХте настраиваются для групп пользователей и/или конкретных пользователей (скриншот 81).
В договорах, документах, аналитических справочниках (субконто) доступ может настраиваться вплоть до отдельных полей таблиц (скриншот 82).
Отдельно настраивается доступ к плану счетов (скриншот 83).
Можно указать уровни доступа для настроенных запросов и отчетов (скриншот 84).
Журнал событий.
Журнал событий протоколирует операции по добавлению, изменению и удалению договоров, документов, доверенностей. Пример просмотра всех удалений документов за месяц показан на скриншоте 85.
Система блокировки договоров, документов, проводок.
БУХта позволяет заблокировать документы от изменения и удаления, что бывает особенно полезно при закрытии периодов, когда все цифры сведены, отчеты сданы.
При настройке блокировки нужно указать период дат и отметить виды документов для блокировки. Количество различных блокировок неограниченно. Блокировки работают на уровне триггеров SQL-сервера и абсолютно надежны. Пример настройки блокировки документов показан на скриншоте 86.
Аналогично блокируются договора, только есть дополнительная настройка по ответственному за договор лицу (скриншот 87).
Для блокировки проводок нужно указать период дат и список счетов, при этом БУХта не позволит добавлять, изменять и удалять документы в которых встречаются проводки по указанным счетам (cкриншот 88).
Кроме групповых блокировок, есть индивидуальные блокировки договоров и документов, которые позволяют ставить и снимать блокировку на конкретный документ/договор.
Конфигуратор.
Система для работы с конфигурациями в БУХте предназначена для создания и переноса между базами данных любых настроек, запросов, отчетов, а также законченных готовых решений. По своему смыслу конфигурация в БУХте близка понятию конфигурации в программе 1С, однако есть большое отличие, которое состоит в том, что в базе данных БУХты может быть установлено одновременно любое количество различных конфигураций. Например, клиент может использовать сразу Стандарную конфигурацию + Зарплата + Доставка + Склад + Валютный учет. Изменение, копирование, вливание конфигураций можно производить на работающей базе данных, не отключая пользователей. При вливании конфигураций БУХта отслеживает историю изменения каждого объекта и предупреждает, если клиенты вносили собственные изменения в стандартные объекты. На скриншоте 89 открыта конфигурация “Стандартная/Доставка”, мы видим типы объектов, которые входят в эту конфигурацию и количество объектов каждого типа.
Каждый пункт раскрывается и может содержать подобъекты (скриншот 90).
Можно экспортировать всю конфигурацию или только отмеченные объекты. Для экспорта и импорта используется MDB-файл от MS Access.
Пример вливания конфигурации показан на скриншоте 91. БУХта показывает серым цветом объекты, которые не изменились и не требуют синхронизации, зеленым цветом – новые объекты, синим – измененные объекты и красным – конфликтные объекты, которые изменялись в клиентской базе данных.
Конец.
|
|
|
Финансово-управленческий комплекс "БУХта"
Технология эффективного управления компанией с элементами ERP, MRP, CRM.
Система БУХта эффективно применяется для автоматизации бизнес-процессов крупного предприятия: логистики, закупок, продаж, маркетинга; финансового, бухгалтерского, налогового учета; финансового планирования, бюджетирования; управленческого учета. Комплекс также дает возможность аналитической обработки накопленной информации (OLAP-отчеты).
Подробнее...
WMS "БУХта: Складской комплекс"
Технология эффективного управления складскими комплексами.
WMS БУХта эффективно применяется на складах логистических операторов (3PL), дистрибьюторских складах, фармацевтических складах, складах производственных компаний.
Подробнее...
Конфигурация "БУХта: управление проектами"
Предназначена для того, чтобы обеспечить эффективный управленческий учет в организациях, деятельность, которых связана с выполнением проектов или работ попроектно.
Подробнее...
Конфигурация "БУХта: Закупки"
Предназначена для того, чтобы обеспечить эффективную работу отдела закупок.
"БУХта: Закупки" поможет оптимизировать закупки в производственной, торговой компании, компаниях выполняющих работы или оказывающих услуги.
"БУХта: Закупки" - это локальное решение, которое интегрируется с корпоративной системой управления.
Подробнее...
Конфигурация "БУХта: автодилер"
Технология эффективного управления автоцентарми и автосервисами.
Подробнее...
Программные продукты семейства БУХта это:
Надежность -
БУХта обеспечивает целостность данных даже при аппаратных сбоях, используя SQL-серверы известных производителей для хранения и обработки данных.
Быстродействие -
БУХта способна поддерживать одновременную работу сотен пользователей при сохранении высокой скорости обработки запросов
Безопасность -
БУХта содержит мощную систему разграничения доступа. Каждый сотрудник имеет доступ только к той информации, которая необходима ему для работы.
Работа с распределенными базами данных -
БУХта обеспечивает обработку информации в территориально распределенных подразделениях компаний. Программа адаптирована к использованию неустойчивых линий связи.
Готовность -
БУХта работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году. Все регламентные работы проводятся без отключения пользователей.
Расширяемый функционал -
БУХта содержит встроенные средства разработки: редактор экранных форм, интерпретаторы языков программирования, генератор отчетов, редактор SQL-запросов.
Обширный опыт -
Компания "БУХта" предлагает системы учета затрат и решения для автоматизации любого предприятия, холдинга и бизнеса - различные системы для автоматизации управленческого учета затрат производства, управления проектами (проектного учета), складские программы, а также конфигурации для управления закупками.
|
|
|
